私は14年近く運営してきたボランティア団体を法人化することをを決意し、少しずつ準備を進めました。仲間への呼びかけ、定款作成、認証と経て、ようやく登記をするところまできました。
決意から定款作成まで
なかなか、このようなことに慣れていないものにとっては、長い道のりです。法人化することを決意したのが6月、周りの仲間の方たちとの意見調整や法人の活動に詳しい先生から助言をもらったりしながら、公証人による定款認証を終えられたのが９月末なので、やはり時間がかかりました。それでも私が退職者で時間がかなり自由になったこと、またITに詳しい夫も退職者で、何かと手続きを手伝ってもらうことができたことで、達成にこぎつけられた印象です。
写真は、秋になりまた元気に花をつける庭のバラです。
登記の準備
法人の設立登記は、法人のある場所の所轄の法務局で行います。そして窓口で行う方法や電子申請で行う方法などがあるので、どれにするかを決めます。私たちは、電子申請をしようとしたのですが、これは後述する理由でうまくいきませんでした。
必要書類を以下に挙げます。
１．一般社団法人設立申請書
まずするべきことは、一般社団法人登記設立申請書の作成です。法務局のサイトからダウンロードできます。
https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001331006.pdf
申請書の記入だけでも、慣れていないとわからないことばかりです。そこで、法務局の「登記手続案内」という事前相談を予約し、担当の方にいろいろ教えてもらいました。１回20分のオンライン相談でしたが、素人にはありがたい制度でした。
最初、電子申請をするつもりだったのですが、このためには、理事全員分の電子署名が必要だということでした。手続案内で助言してくれた担当者にも、全員分の電子署名をするのは難しいので窓口で手続きをするのが普通ですよと言われました。それで、私以外の理事には実印での押印と印鑑証明書、監事には住民票を取ってもらい、窓口で手続きをすることにしました。また担当者からは、定款認証を受けて２週間以内に申請をするようにと指示があり、実はあまり日に余裕がなかったので、焦りました。
2．添付書類
登記申請書だけでなく、添付書類が色々必要になります。他の理事に押印を依頼したり、証明書類を受け取ったりと、慌ただしく準備しなければなりませんでした。必要書類は以下の通りです。
１）定款（謄本）
２）設立時社員の決議書
３）設立時代表理事選定書
４）役員の就任承諾書
５）理事の印鑑登録証、監事の住民票
６）印鑑届出書（法人の実印の登録）
登記の準備と並行して行ったWEBサイトの開設準備など
定款や登記の準備は方的な手続きの準備ですが、それとともに、少しずつ、活動のスケジュール作成やWEBサイトの開設準備も始めました。私たちは、基本的には場所もお金も持たない団体なので、インターネットは非常に大事です。覚えてもらいやすいロゴは必要になるかと思い、ボランティア団体でも依頼したことのあるココナラのデザイナーさんに、こちらの意図を伝えて作成してもらいました。WEBサイトは、無料版を使って、少しずつ作っていきました。
お金のない団体にとって、助成金の獲得は命綱的なものですが、この申請の締め切りが大体10月31日です。これに間に合わせられるように頑張りました。
法務局で申請へ
法務局で実際に申請する際には、あらかじめ予約をしておきます。必要書類を準備して向かいます。申請日が法人設立の日となるので、覚えやすい日とか縁のある日を選んだ方がいいかもしれません。私たちは10月10日にしました。設立日を書類に書くことは結構あるので、この日にしてよかったです。
緊張して申請窓口に向かうと、事前相談をしてくれた方が担当で、提出書類を点検してくれました。ここでも「契印」を押すことが必要で、どこに押すかなど、指示してもらいました。ここでOKが出て、ついに申請することができました！何も問題がなければ、この日が設立日で、１週間後には、印鑑カードを受け取ることができます。
なお、法人登記をするためには、法人登録免許税6万円の印紙を法務局で買って、それを貼って、書類を提出します。結構お金がかかります。
法人設立の告知
法人を設立したら、事務所の見やすい場所への掲示が必要です。私たちの場合は、自宅が事務所なので、玄関先に夫がプリンターで印刷した紙をアクリルの額みたいなものに入れて、掲示してくれました。一応、法人事務所の開設となりました。
これでゴールかと思いきや、まだまだ手続きは続きます。それはまた次の投稿に記します。
